Archives listopad 2020

Poprzednie zajęcia dotyczące Treningu umiejętności kierowniczych dały mi szansę na refleksje podczas oglądania fragmentu filmu „Mocna kawa wcale nie jest taka zła”

w reżyserii Aleksandra Pietrzaka. Nie jest to nowy film bo premierę miał w 2014 roku. Rewelacyjna obsada to między innymi Marian Dziędziel czy Wojciech Mecwaldowski, stanowi to niewątpliwą zachętę do oglądania.

Ale ja nie o tym…

Zaskoczeniem dla mnie jest to, że dość krótka scenka pokazuje tak trudną historię oraz tyle emocji. Wszystko dzieje się przed domem (statyczny obraz), a to pozwala skupić się wyłącznie na poruszonym w tym fragmencie filmu problemie który bawi, ale również zmusza do refleksji.

Sprawy rodzinne to niewątpliwie trudny temat. Często przez lata członkowie rodziny gromadzą niewyjaśnione pretensje i nakładające się żale. Dochodzi do tego jak zwykle jeszcze różnica pokoleń.

Rozmowa ojca z synem pozwala wyciągnąć wnioski, że wspólny dialog nie jest tym, w czym czują się komfortowo. Każdy z nich ma „swoją rację”, złoszczą się na siebie wzajemnie, odwracają plecami i mamy wrażenie że każdy z nich wolał by być sam. Przeprowadzona rozmowa pozwala wyciągnąć wnioski, że przez ostatnie lata zupełnie nie interesowali się sobą. Ojciec nic nie wiedział o życiu swojego syna, zaś syn nie wiedział o zmianach, jakie zaszły u ojca. Wanda, towarzyszka ojca, jako jedyna miała odwagę powiedzieć na głos to, do czego oni nie chcieli się pewnie przez lata przyznać. Ojciec nie wiedziała jakich słów użyć, aby nie zostały one opatrznie zrozumiane. Widać, że chcą się pogodzić, ale nie potrafią tego zrobić. Problem właściwego doboru słów to jeden z problemów. Drugi problem to to oszczędność wypowiadanych słów. Niedomówienie powoduje nieporozumienie, kolejne niedomówienie wprowadza kolejne nieporozumienie i jeszcze raz rodzi niedomówienie i nieporozumienie.

Niby rozmawiają ze sobą, ale nie słuchają się przy tym wzajemnie. Nie ma między nimi żadnego zrozumienia. Syn mimo wszystko próbuje wytłumaczyć ojcu jaką siłę ma dialog. Zarzuca ojcu, że nie potrafi powiedzieć na głos czego chce, co czuje, czego oczekuje. Przez lata zgadza się pić zbyt mocną kawę, która nie bardzo mu smakuje, aby tylko nie urazić Wandy. Wieloletnie doświadczenia życiowe z Wandą sugerowały żeby tego tematów nie poruszać… Syn wykorzystuje sytuację, w której ojciec zmuszony jest delikatnie zasugerować Wandzie, że kawa jest „ciut za mocna”. I co się okazało? Reakcja Wandy pozostawiała wiele do życzenia i odbiegała od oczekiwań syna … Ale na tym też polega urok tego filmu. W zabawny lecz prawdziwy sposób pokazano złożony temat. Trudny problem braku dialogu pokazany w prosty aczkolwiek genialny sposób.

Dla zrozumienia złożoności problemu polecam obejrzeć cały film który pokazuje relacje ojca z synem.

Wracając jednak do zagadnień dotyczących problemu z informacją zwrotną to warto wykorzystać tę wiedzę na poziomie przełożony i pracownik. Sztuka przekazywania informacji zwrotnej nie jest rzeczą najtrudniejszą, lecz bardzo często konstruuje w nas wewnętrzny opór przed jej stosowaniem. Zarówno na po stronie pracownika jak i przełożonego.

Prawidłowo udzielona informacja zwrotna wymaga jednak pewnego wyczucia, umiejętności w sformułowaniu komunikatu, który będzie miała za zadanie zachęcić nas do bardziej efektywnej pracy.

W praktyce jest to zadanie obarczone sporym ryzykiem i nie unikniemy tutaj potknięć szczególnie na samym początku naszej kariery jako menadżera. Cała sztuka polega na tym by obserwować pracowników i w porę reagować. Ważną rzeczą jest by wyciągać wnioski z potknięć i pomyłek, korygować działania w przyszłości. Takie działanie stwarza szansę na rozwój po obu stronach. Warto zatem przyjmować krytykę nie jako atak na swoją pozycję lecz jako cenną wskazówkę – choć nie jest to łatwe.

Istnieją pewne zasady konstruktywnej informacji zwrotnej w przedsiębiorstwie, dzięki czemu pracownicy mają szansę na prawdziwy rozwój. Podstawową zasadą jest by przekazywać informacje zwrotne dotyczące zachowania a nie osoby.

Dobrą techniką jest feedback „kanapkowy” polegający na takim układaniu informacji zwrotnej by rozpocząć od pozytywnego przekazu, który pozwoli na pokazanie naszych (pozytywnych) intencji. Warto wymienić jakieś 2 lub 3 rzeczy które pracownik zrobił naprawdę dobrze. W kolejnej części należy poinformować co należy poprawić, pamiętając by zachować przy tym pozytywny wydźwięk. Zamykając naszą wypowiedź zawieramy w tej części pozytywną informacją np. „Wierzę że sobie poradzisz”. Warto również wspomnieć o propozycji wsparcia. Najważniejsze jednak jest to, by nasza wypowiedź była jak najbardziej autentyczna . Od tego zależy powodzenie całego przekazu. Sprawdza się to w modelu w którym chcemy przekazać pełną informacje dotyczącą korekcji zachowań lub działań niepożądanych.

A co w przypadku gdy to my jesteśmy „ kołczowani”.

Istnieje całkiem sporo opracowań na temat feedbacku, choć zdecydowanie więcej uwagi poświęcono temu jakimi metodami przekazywać informacje zwrotne, zaś nie ma praktycznie w ogóle tekstów jak przyjmować takie informacje, szczególnie te trudne. Dla odbiorcy takich informacji ma znaczenie nie tylko to kto wypowiada się w tej sprawie, ale także forma i sposób. Z mojego doświadczenia wiem że łatwiej jest mi przyjąć konstruktywną krytykę, gdy potraktuję ją jak rodzaj szkolenia czy „prezent”, który po rozpakowaniu mówi mi coś o moim sposobie postpowania Daje mi to możliwość pracy nad sobą, która w konsekwencji prowadzi do pozytywnej zmiany.

W mojej pracy jako Szef Działu, wiem że udzielenie dobrego feedbacku jest nie lada wyzwaniem. Każdy pracownik jest inny, każdy wymaga innego klucza.

Jednak pomimo tego staram się korzystać z tego narzędzia i dawać pracownikom informację zwrotną:

• gdy robią coś dobrze, pochwalić i docenić
• gdy robią coś niewłaściwie, powiedzieć im o tym

Podsumowując ten temat z przytoczę wypowiedź jednego z pracowników:

„Warto rozmawiać, bo rozmawiać trzeba”.

A od siebie jeszcze dodam że, choć dobry feedback to niewątpliwie sztuka, którą warto jednak praktykować bo może nas zmienić, więc jak sami już zauważyliście warto.

Dziękuję za pomoc w wyborze filmu na dzisiejszy wieczór i idę parzyć mocną kawę.

MG.

Old&WildCoder

Czym jest expose szefa? Otóż expose szefa to krótkie, zwięzłe i konkretne, podkreślam konkretne wystąpienie managera skierowane do swoich podwładnych, którego celem jest przekazanie pracownikom reguł i zasad, którymi będziesz się kierował zarządzając swoim zespołem.

Expose szefa jest po prostu przedstawieniem pracownikom hierarchii zasad ich przełożonego.

Podczas swojego expose powinieneś jasno określić i przedstawić podwładnym zachowania i postawy, których nie będziesz tolerował i za które będziesz karał czy też wyciągał sankcje. To taka trochę negatywna i mało przyjemna część expose. Ale twoje wystąpienie powinno zawierać również informację o zachowaniach i postawach, które, jako szef czy szefowa, będziesz szczególnie doceniał i nagradzał. To bardziej przyjemna i pozytywna strona szefowskiego expose. W tym artykule postaram się dosyć szczegółowo wyjaśnić cały algorytm expose szefa, który jest zawarty w czterech krokach. Teraz jednak kilka słów o tym, po co w ogóle wygłaszać expose i jak na tym może skorzystać szef i jego podwładni.

PO CO WYGŁASZAĆ EXPOSE SZEFA?

Oczywiście expose szefa nie wygłaszasz dla samego expose. Powinieneś zrobić to z kilku ważnych powodów, które przede wszystkim ułatwią ci zarządzanie swoim pracownikami i umożliwią konsekwentne budowanie efektywnego zespołu. Oto kilka z nich.

• Expose to początek budowania relacji pomiędzy tobą a podwładnymi. Jest bardzo ważne, aby pracownicy mieli przekonanie, że ich przełożony jasno formułuje swoje oczekiwania i ma sprecyzowaną wizje tego jak będą wyglądać stosunki pomiędzy nimi a ich przełożonym oraz relacje pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu pracowniczego.
• Wygłaszając expose ustalasz jasne reguły i zasady, którymi będziesz się kierował w zarządzaniu swoim pracownikami. Co za tym idzie, rozwiewasz wszelkie niepewności podwładnych, co do tego co mają robić, jak się zachowywać, czy tego – czego oczekuje od nich ich szef. Konsekwencją jasno określonych reguł i zasad obowiązujących w twoim zespole jest poczucie bezpieczeństwa każdego członka zespołu a to z kolei, i tu proszę uwierz mi na słowo, bardzo silnie przekłada się na motywację pracowników.
• Jeżeli już jesteśmy przy motywacji to z twojego punktu widzenia, z punktu widzenia managera kierującego pracownikami expose pozwala określić pakiet wartości i konsekwencji, które później będziesz wykorzystywał do motywowania pracowników, wyciągania sankcji czy też nagradzania.

Ja mam swój algorytm, czyli SCHEMAT EXPOSE SZEFA

Jak więc powinno wyglądać expose szefa?

Algorytm tego wystąpienia jest prosty i składa się z czterech kroków.

1. KROK PIERWSZY „NA POCZĄTKU EXPOSE PRZEDSTAW SWOJE INTENCJE”.

W tej części wyjaśnij zebranym przyczyny wygłaszania expose. Powiedz krótko, dlaczego to robisz, nakreśl też o czym będziesz mówił.

2. DRUGA CZĘŚĆ EXPOSE SZEFA TO OKREŚLENIE PRZEZ CIEBIE TZW. „MINIMALNYCH GRANIC”.

W tej fazie expose powinieneś jasno i zdecydowanie określić postawy

i zachowania, których nie będziesz tolerował i za które będziesz wyciągał sankcje, czy też kolokwialnie mówiąc karał. Ponieważ reguły muszą być określane w sposób jednoznaczny i nie podlegający interpretacji, możesz czy nawet powinieneś użyć sformułowań typu: „Nie będę tolerował…„, „Będę wyciągał konsekwencję za …„, „Nie pozwalam w moim zespole na …„.

Używaj krótkich zdań mających charakter stanowczej decyzji, którą komunikujesz podwładnym np. „Nie będę tolerował spóźnień na spotkania z klientami„. Oczywiście to co jest tolerowane a co nie, gdzie postawisz swoją granicę zależy od tylko od ciebie jako szefa.

3. TRZECI ELEMENT TWOJEGO WYSTĄPIENIA TO OKREŚLENIE MAKSYMALNYCH PREFERENCJI.

W tej części powinieneś mówić o zachowań i postawach, które szczególnie preferujesz u swoich podwładnych i które chcesz wyróżniać i nagradzać. Jeżeli już twoi pracownicy wiedzą czego nie tolerujesz to dobrze byłoby, gdyby dowiedzieli się czego od nich oczekujesz i jakie zachowania oraz postawy będziesz wzmacniał. Omawiając swoje oczekiwania staraj się używać podobnej formy jak przy wyznaczaniu granic. Możesz użyć sformułowań typu „Będę wyróżniał zwłaszcza…„, „Zostaną przeze mnie szczególnie docenione…„, „Będę nagradzał za…„. Oczywiście listę oczekiwanych przez ciebie pozytywnych zachowań powinieneś przygotować wcześniej, to po pierwsze, a po drugie dobrze ją przemyśleć, aby nie zawierała ogólników tylko konkretne zachowania i postawy, na których szczególnie ci zależy.

4. CZWARTY KROK TO ZAMKNIĘCIE EXPOSE SZEFA.

Po określeniu swoich preferencji, możesz zamknąć expose upewniając się czy wszystko zostało zrozumiane np. zadając pytanie „Czy te zasady są dla Was jasne i zrozumiałe?„. Pamiętaj jednak, że expose jest formą monologu szefa, który komunikuje swoje decyzje. Nie ma więc tutaj miejsca na dyskusję. Nie zdawaj pod żadnym pozorem pytań typu „co o tym sądzicie?„. Właśnie ogłosiłeś swoje reguły, którymi będziesz się kierował w zarządzaniu zespołem i jedyną kwestią, która powinna interesować cię pod koniec expose to to czy zostały one zrozumiane. Jeżeli, któraś z twoich zasad nie została zrozumiana, to krótką ją wyjaśnij bądź po prostu powtórz.

KIEDY NALEŻY WYGŁOSIĆ EXPOSE SZEFA? Jak już zapewne zauważyłeś expose szefa jest szczególnym narzędziem managerskim i stosuje je w szczególnych okolicznościach. Na pewno nie powinieneś przygotowywać się i wygłaszać expose bez powodu i co tydzień.

Kiedy więc jest dobry moment na expose? Kilka przykładów, z których część podają również autorzy książki „Psychologia szefa. Szef to zawód”.

Expose należy wygłosić na przykład:

• kiedy jako manager obejmujesz nowy zespół pracowniczy,
• jeżeli dostałeś awans i z kolegi stałeś przełożonym,
• gdy pojawia się nowy pracownik lub nowi pracownicy w twoim zespole,
• kiedy w firmie bądź w dziale zachodzą poważne zmiany, które będą dotyczyć funkcjonowania twojego zespołu,
• jeżeli rozpoczynacie nowy ważny projekt,
• gdy uznasz, że zachodzi konieczność zmiany w funkcjonowaniu zespołu.

W PODSUMOWANIU, KILKA PRAKTYCZNYCH UWAG

Kilka uwag na temat samego wygłaszania expose. Prezentacja expose jest na pewno sytuacją trudną i stresującą dla szefa. Mam nadzieję, że te kilka uwag, pomoże ci się do niego dobrze przygotować.

• Na pewno musisz dobrze przygotować się do expose. Przemyśl i zapisz na kartce minimalne granice i maksymalne preferencje. Pamiętaj jednak, aby granic nie było więcej niż preferencji. Siła pozytywnej motywacji jest większa niż sankcji czy karania.
• Przetrenuj sam ze sobą expose. Pamiętaj, aby nie było zbyt długie. Expose powinno być krótkie, treściwe i konkretne. Moim zdaniem od 5 do 15 minut. i pamiętaj nie czytaj z kartki i nie trać kontaktu z pracownikami.
• Nadaj expose właściwą oprawę. Uprzedź wcześniej pracowników, że masz coś ważnego do zakomunikowania, zadbaj, aby nikt wam nie przeszkadzał i nałóż najlepszy garnitur – expose to bardzo ważne wystąpienie, więc trochę celebry nie zaszkodzi wręcz przeciwnie pomoże.

Może nie idealne ale moje pierwsze Ekspose Szefa

Drodzy współpracownicy.

Spotykam się z Wami w tym miejscu bo mam zaszczyt przekazać Wam ważną informację. Od dnia dzisiejszego prowadzę nasz Dział jako jego szef. Nie jestem kolejnym książkowym inżynierem bez doświadczenia i praktyki lecz pracownikiem tego zakładu. Większość z Was znam osobiście, z większością współpracowałem w poprzednich latach, czy to jako szeregowy pracownik, czy jako kierownik tego działu. Teraz jako szef nadal będę dążył do utrzymania naszych standardów związanych z jakością wykonywanych zadań. Zdecydowana większość z Was wie jakim jestem człowiekiem, i jak podchodzę do realizacji planów. Nie będę tutaj przedstawiał górnolotnych planów jakie stoją przed naszym działem czy całym przedsiębiorstwem, szczególnie w tym trudnym czasie.

Ten moment jest jednak jednym z lepszych by ponownie przytoczyć założenia które przyświecają moim ideałom a liczę że pozwolą na wzajemny sukces. Przede wszystkim przypominam o współpracy i prawdomówności. Znam Was i większość małych i nieco większych sekretów naszego przedsiębiorstwa.

Doskonale zdaję sobie sprawę z tego że każdy z nas może mieć gorszy dzień, czy problem w domu – też jestem człowiekiem.

Jakim będę szefem, na pewno sprawiedliwym.

Oczekuję zwykłej szczerości i tym samym będę odwzajemniał. Jesteśmy zespołem który bardziej przypomina rodzinę, i mam nadzieję że tak pozostanie. Jako pojedynczy trybik tego mechanizmu może znaczymy niewiele ale bez nas wszystkich ten układ nie mógł by działać poprawnie. Nie jeden raz okazało się że jako zgrana drużyna możemy zrealizować plany które nie zawsze miały spełnione warunki na powodzenie. Wieżę że nadal będziemy kontynuować te założenia. Razem dajemy radę, więc niech to się nie zmienia.

Poza szczerością również lojalność jest cnotą która jest dla mnie równorzędna. Niejednokrotnie jako kierownik działu pokazałem się jako człowiek który nie rzuca słów na wiatr. Jako szef będę jeszcze bardziej wykorzystywał narzędzia do nagradzania ambitnych pracowników którym tak jak mi, zależy na rozbudowie naszego przedsiębiorstwa. Niejednokrotnie udowodniłem że potrafię dostrzec ponadnormatywne zaangażowanie i nagradzać takich pracowników.

Pamiętacie napis na drzwiach poprzedniego szefa działu… „Jeżeli nie masz 5 gotowych rozwiązań swojego problemu nawet nie pukaj w te drzwi…„ Ja zmieniam reguły!

W najbliższych dniach zapraszam do mojego biura pracowników którzy dostrzegają problemy naszego zakładu lub doskwiera wam poczucie braku zrozumienia czy świadomość że nie jesteście odpowiednio doceniani w swoim zaangażowaniu. Poświęcę swój czas potrzebny na rozwikłanie tychże ważnych dla was kwestii. Omówimy wasz trud wkładany w zadania czy projekty. Zapraszam na szczerą rozmowę która mam nadzieję jeszcze bardziej utrwali fundamenty naszego zaufania. Tylko konstruktywna rozmowa pozwala na znalezienie najlepszego rozwiązania.

Mam wizję poprawy działania naszego działu i całego przedsiębiorstwa i z chęcią podzielę się swoimi przemyśleniami. Jestem osobą otwartą na wyzwania i wykorzystam całą swoją zdobytą wiedzę i doświadczenie by poprawić sytuację ekonomiczną tego przedsiębiorstwa a przede wszystkim każdego z pracowników naszego działu.

Dziękuję.

Old&WildCoder